方案

項目文檔管理

解決(jue) 方案

qmchashi EDMS 支持項目文檔管理。

企業(ye) 的項目多文檔管理混亂(luan) ，很難找到過往文檔資料參考。企業(ye) 過往的經驗是企業(ye) 有價(jia) 值的資產(chan) ，可以減少員工犯同樣錯誤的幾率，員工也可以從(cong) 累積的經驗中形成核心競爭(zheng) 力。過去由於(yu) 缺乏科技的支持，文檔管理沉悶且困難，但今天的科技已經解決(jue) 了這個(ge) 問題。

1. 應視項目文檔為(wei) 數據字段而非文件

在傳(chuan) 統的項目文檔管理係統中，文檔有些“不客氣”地轉儲(chu) 到文件夾和子文件夾中，而在 qmchashi PM：電子文檔管理 中，每個(ge) 文檔都被上傳(chuan) 到指定的媒體(ti) 字段。這使得該文檔更有可能具有指定的目的，並在添加另一個(ge) 文檔之前進行規範思考。此外，具有表示特定類型文檔的字段可以將這些內(nei) 聯包含在相關(guan) 工作流程中。

重要的是，要提醒負責檢查的人員，在工作流的上下文中讓他們(men) 使用此繪圖。通過將其作為(wei) 媒體(ti) 字段包含在檢查應用程序中，我們(men) 能夠使其成為(wei) 每次檢查不可或缺的步驟——始終如一。

2. 將項目層次結構與(yu) 文檔層次結構結合起來

另一個(ge) 認識是具有兩(liang) 個(ge) 不同層次結構帶來的挑戰：一個(ge) 用於(yu) 管理項目，另一個(ge) 用於(yu) 管理文件共享係統（如 qmchashi PM：電子文檔管理）中的文件。擁有兩(liang) 個(ge) 獨立的層次結構自然會(hui) 給項目經理帶來額外的工作。我們(men) 決(jue) 定項目文檔不僅(jin) 需要被視為(wei) 有價(jia) 值的數據字段（媒體(ti) 字段），而且需要與(yu) 項目層次結構聯係起來。通過這種方式，每個(ge) 項目屬於(yu) 哪個(ge) 文檔以及項目經理需要去哪裏更新每個(ge) 文檔將一目了然。這也為(wei) 我們(men) 提供了新的能力，讓子項目可以從(cong) 父項目或部門繼承某些標準文檔。

3. 標準化文件結構但允許項目級別的靈活性

由於(yu) qmchashi PM：電子文檔管理 允許在文檔和公司層次結構（部門、區域和項目）之間建立聯係，因此可以創建每個(ge) 項目都將繼承的標準文檔“清單”。此外，我們(men) 設計的結構允許各個(ge) 地區或項目向該標準清單添加新媒體(ti) 字段，這些字段表示僅(jin) 與(yu) 他們(men) 特別相關(guan) 的文檔。

4. 使文檔成為(wei) 工作流的內(nei) 聯部分

訪問某些文檔（例如，產(chan) 品文檔）或上傳(chuan) 其他文檔（例如，合同）是許多工作流程中必不可少的步驟。當項目人員使用qmchashi PM 執行項目工作流時，他們(men) 可以從(cong) 工作頁麵參考或上傳(chuan) 文檔，不必再跳轉到文檔管理子係統操作。至於(yu) 組織的管理部門（例如，財務、法務）人員，即使他們(men) 並非任何項目的成員，他們(men) 仍然可以按權限從(cong) qmchashi PM：電子文檔管理 看到與(yu) 他們(men) 工作相關(guan) 的文檔 (例如，合同)。

5. 結論

qmchashi PM：電子文檔管理 為(wei) 上傳(chuan) 、組織、管理和分發項目文檔和文件提供了一種強大而靈活的方法。這種方法旨在克服項目經理在使用傳(chuan) 統的基於(yu) 文件夾的項目文檔管理係統和工具時麵臨(lin) 的主要挑戰和缺點。

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