項目成本控製

以下是常見的項目成本管理挑戰，成功的項目經理必須克服這些挑戰，在這個(ge) 過程中還不能迷失自我：

管理項目進度的同時管理項目變更是有效成本控製最具挑戰性的方麵。項目通常都預先準備好預算，範圍不可避免地發生變化相對常見。這些後續變化最終會(hui) 導致預測和預算方麵的複雜性。

解決(jue) 此問題和處理範圍變更的方法是定義(yi) 和傳(chuan) 達用於(yu) 評估和批準變更請求的結構化方法。這樣，您就可以提前確定決(jue) 策點，設置涵蓋任何項目變更的靈活預算。對項目完成進行明確的定義(yi) 也很重要，這能避免意外變更發生時造成混淆。

報告提供有關(guan) 進度、利潤和支出的重要信息，使項目經理能夠控製支出。不幸的是，大多數組織仍然停留在過去，使用電子表格來報告重要的業(ye) 務數據。雖然電子表格可以解決(jue) 問題，但數據表明 88% 的電子表格存在錯誤。

盡管有些錯誤可以容忍，但有些錯誤完全不能接受，並可能導致管理層和項目經理根據不準確的數據做出關(guan) 鍵決(jue) 策。因此，企業(ye) 必須使用能實時構建準確報告的先進軟件，從(cong) 而消除數據輸入錯誤，確保他們(men) 向利害關(guan) 係人提供其財務狀況的準確陳述，作出必要的變更以消除不必要的費用。

缺乏可信度的預算預測

使用先進的項目管理軟件，通過製定切合實際的預算和長期證明預算問題的合理性來緩解這些問題。先進項目管理軟件的優(you) 勢在於(yu) 它們(men) 可以自動生成準確的財務信息，實現更精確的預算，同時降低計劃的複雜性。

低效的流程和係統

盡管項目管理和成本管理技術取得了很大的進步，但大約 69% 的組織仍然停留在低效的流程和係統中。他們(men) 未能采用現代工具的一個(ge) 重要原因是擔心它可能對他們(men) 已熟知的運營方式造成破壞。但是，這樣做效率低且耗時，對控製成本也無濟於(yu) 事。

有效運用成本控製措施

成本控製措施的實際應用對企業(ye) 領導者來說往往是個(ge) 挑戰。這是因為(wei) 它要求企業(ye) 領導者每天監控不同來源的成本信息，這可能很耗時。然而，不這樣做並在不正確了解當前操作的情況下立即實施成本控製措施可能弊大於(yu) 利。

因此，您必須讓每個(ge) 人都參與(yu) 進來，包括項目團隊成員，鼓勵他們(men) 找出企業(ye) 節省資金的方法。員工通常可以指出投資回報率低和流程效率低的活動，因為(wei) 他們(men) 正在做企業(ye) 大部分的工作。這提高了員工的滿意度，並為(wei) 您提供了一種全新的方法來克服成本控製問題。

成本控製最初可能由公司較高級別的管理人員推動，但必須在項目級別有效進行才能產(chan) 生理想的結果。項目級別是管理層評估每個(ge) 項目的實際成本並有效管理這些成本的地方。

企業(ye) 解決(jue) 以上問題的一個(ge) 好方法是使用含有實時管理會(hui) 計和成本控製的先進項目管理軟件，如 qmchashi PM。這樣的平台可使每個(ge) 項目團隊成員即時記錄他的工時和費用報銷，使每個(ge) 項目經理即時記錄他的項目采購和成本，並提供實時數據來幫助管理層及項目經理控製成本。

計劃好所有預算

qmchashi PM 的第一步是讓您計劃好所有預算，從(cong) 而細化成本估算並有效分配資源。製定詳細的項目計劃將降低成本差異，或者減少初始預算與(yu) 實際支出之間的差異。

項目預算起碼包括：

• 預計每個活動所需的時間、人力資源和差旅
• 預計所需的設備和材料
• 預計所需的第三方服務

如果需要的話，在計算時，盡量給你的預算一些擴展空間。總有可能發生意外的項目風險，您需要延長項目時間表或請求額外的資源。

監控好所有費用

qmchashi PM 的下一步是實施監控項目支出。如果您實時注意到成本差異，就更容易采取糾正措施。如果您在項目完成之前沒有注意到您已經超出預算，因為(wei) 您已經花了錢，您所能做的就是將這些信息用作未來項目的教訓。

使用 qmchashi PM 監控費用的一個(ge) 好方法是設置項目裏程碑。在每個(ge) 裏程碑，您都可以評估您的支出並確保項目在範圍內(nei) 。如果您注意到任何給定裏程碑的成本超支，您就可以確定如何在未來降低成本。

使用變更控製功能

在項目規劃階段設定明確的項目目標很重要，為(wei) 了確保實現這些目標，您需要一個(ge) 變更控製流程。

變更控製是一組步驟，用於(yu) 管理項目進行中來自利害關(guan) 係人的任何變更。這有助於(yu) 防止範圍蔓延，因為(wei) 您可以為(wei) 發生的變化做好準備並相應調整項目。

使用 qmchashi PM 建立變更控製的步驟包括：

啟動：變更控製過程從(cong) 利害關(guan) 係人請求對項目進行變更時開始。實際請求可能會(hui) 有所不同——它們(men) 的範圍可以從(cong) 時間線延長到新的項目可交付成果。

評估：項目經理或部門負責人審查基本信息的請求，例如所需的資源、請求的影響以及應將請求傳(chuan) 遞給誰。如果變更請求通過了初始評估，則進入分析階段。

分析：分析階段是適當的項目負責人批準或拒絕請求的階段。在某些情況下，可能會(hui) 有一個(ge) 變更控製委員會(hui) 來控製任何變更批準。項目負責人批準或拒絕請求，並通知團隊。根據項目的規模，項目負責人還可以在變更日誌中記錄變更，確保所有項目利害關(guan) 係人都知道。

實施：根據項目所處的階段，實施變更看起來會(hui) 有所不同，但通常包括更新項目時間表和可交付成果，以及通知項目團隊。您應該評估項目範圍，確保任何時間線的更改不會(hui) 對預計目標產(chan) 生巨大的影響。

關(guan) 閉：一旦您記錄、傳(chuan) 播並實施了請求，就可以關(guan) 閉它。製定正式的關(guan) 閉計劃很有幫助，這樣所有團隊成員都能知道信息的存儲(chu) 位置，可以在將來引用它。

當您正確控製對項目的更改時，您也有更好的機會(hui) 控製成本。準確預測項目的預算和成功需要從(cong) 頭到尾進行仔細的管理。在此過程中，小問題總是不可避免，但有適當的係統來為(wei) 這些偏差做準備可能至關(guan) 重要。

管理好項目時間

使用 qmchashi PM 管理好項目時間至關(guan) 重要。時間管理是以提高生產(chan) 力並幫助團隊成員按時按預算完成工作為(wei) 目的，但它也是一種重要的成本控製方法，因為(wei) 當一個(ge) 項目的總時間增加時，項目的總成本也會(hui) 增加。

保持在您估計的項目時間表內(nei) 是保持項目在預算內(nei) 的最佳方法之一。

追蹤掙值

使用 qmchashi PM 跟蹤您的掙值可以幫助您預測項目的財務結果。這種成本控製方法需要一些成本會(hui) 計知識，但它可以幫助您了解可變成本何時出現，並最終防止未來項目出現差異。

掙值是項目實際完成的工作量。跟蹤掙值並查看您是否跟上進度，您需要將已完成工作的百分比乘以項目預算。您可以使用以下步驟來跟蹤掙值：

前三個(ge) 步驟需要從(cong) 您的項目中收集成本信息，而後三個(ge) 步驟需要計算和分析。成本差異代表項目的成本狀態。

在控製成本時，如果您的項目以符合預算的速度執行，您的 CV 會(hui) 通知您。 CV 為(wei) 負表示項目超出預算。

他們都在使用 qmchashi

神州細胞

近日，高亞科技成功簽約北京神州細胞生物技術集團股份公司，通過此次合作，雙方將基於qmchashi PM項目管理係統，共同構建高效協同的藥品研發管理平台，加速神州細胞數字化運營升級。

花安堂

廣州市花安堂生物科技有限公司與高亞科技達成合作協議，將通過qmchashi PPM，實現新品研發過程對時間、任務、人員、物料的全自動化管理，提高企業新品研發項目管理效益。

深圳雁聯

深圳雁聯借助qmchashi PM項目管理係統，進行合同、項目業務過程及項目成本的統一管理，對項目全過程實時監控，打造更完善、智能的企業項目信息化管理體係，實現金融項目的智能化管理！