方案

杜絕采購欺詐

挑戰

采購是為(wei) 組織采購商品和服務，大部分業(ye) 務支出流經部門。采購部門負責談判合同和采購業(ye) 務所需的商品和服務。尋源及采購過程特別容易出現欺詐並且難以被發現，尤其是在采購業(ye) 務複雜的大型組織中。

qmchashi SRM 可以幫助您的企業(ye) 避免欺詐性購買(mai) 。

良好采購策略的目標是以盡可能低的價(jia) 格采購盡可能好的商品和服務，同時降低風險，與(yu) 值得信賴的供應商合作夥(huo) 伴建立牢固的關(guan) 係，並確保利用節省成本的機會(hui) 實現順暢的支付流程。采購欺詐可以有多種形式，從(cong) 挪用公款到高價(jia) 商品。以下是一些最常見的欺詐方式，員工據此詐騙組織的資金。

1. 回扣

其中一個(ge) 最常見涉及回扣或回報。供應商向采購商品和服務的采購員支付回扣。回報可能是現金支付、好處、影響力或其他形式的賄賂。

為(wei) 了獲得回扣，采購經理可能會(hui) 批準不合格的供應商，采購不必要的商品或服務，或者通過排除首選供應商來破壞招標流程。另一種常見的策略是以隻有一個(ge) 投標人可以合格的方式編寫(xie) 項目規格。

基於(yu) 賄賂的交易很少對采購組織有利。供應商可能會(hui) 多收錢或提供劣質產(chan) 品以收回賄賂。即使產(chan) 品可以接受且價(jia) 格合理，采購組織也會(hui) 失去競標的優(you) 勢。

2. 利益衝(chong) 突

另一種常見的欺詐情況涉及與(yu) 投標公司未公開的關(guan) 係。例如，最終批準投標過程的人可能擁有中標公司的股票，或者與(yu) 公司或其股東(dong) 有某種關(guan) 係。由於(yu) 員工間接從(cong) 交易中獲利，他的興(xing) 趣在於(yu) 為(wei) 供應商做出最有利的交易，這對支付他薪水的組織來說通常意味著是一筆糟糕的交易。

由於(yu) 采購是一項涉及大量資金和多個(ge) 承包商的複雜操作，因此極易受到欺詐計劃的影響。

3. 假公司/訂單

最令人震驚和最容易被發現的采購欺詐計劃之一就是向空殼公司提交訂單，並為(wei) 從(cong) 未收到的產(chan) 品開具發票來，從(cong) 而簡單地操縱係統。雖然這類欺詐計劃似乎不太可能奏效，但在采購分散和流程雜亂(luan) 無章的組織中很容易實現，尤其是在沒有可用於(yu) 從(cong) 采購訂單到交貨、發票和付款來驗證訂單的采購軟件的情況下。

為(wei) 了在公司的監視下處理虛假或欺詐性訂單，員工可能會(hui) 發出一係列不需要正式投標或審批處理的小訂單。特定類型的采購或超過設定的金額可能會(hui) 觸發合同審批閾值。通過為(wei) 預期物品製作足夠小的虛假訂單以繞過審批要求流程，員工可以成功進行欺詐，至少在一段時間內(nei) 如此。

4. 欺詐性發票

采購欺詐並不總是在內(nei) 部發生。供應商可能會(hui) 為(wei) 未交付的庫存物品開具發票、提交重複發票、收取超過協商合同金額的費用、替代質量較低的材料或對從(cong) 未執行的工作收取費用。

5. 圍標 (串通投標)

眾(zhong) 所周知，一組供應商在投標過程中合謀抬高價(jia) 格。圍標是一組供應商提交高價(jia) 以使特定投標人受益的情況。一般在這種情況下，落敗的競爭(zheng) 者和中標者都能從(cong) 抬高價(jia) 格中獲利。

解決(jue) 方案

任何欺詐預防工具箱中的主要武器都是采購軟件。辨別模式和趨勢對人類來說可能很困難，qmchashi SRM 軟件可以在幾秒鍾內(nei) 輕鬆處理。 qmchashi SRM 可以建立自定義(yi) 報告來標記異常支出，並為(wei) 采購訂單、交貨單和發票之間的三向匹配建立和審計跟蹤，以確保公司隻支付經過驗證的發票，而不會(hui) 支付重複的發票。全麵的采購計劃可以監控合規問題，存儲(chu) 當前價(jia) 格表以供比較，並跟蹤經過審查的供應商信息。

發現欺詐並不總是需要經過認證的欺詐審查員。欺詐計劃通常可以通過意外的員工行為(wei) 被發現，包括：