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每個(ge) 企業(ye) 都應自動化的五大采購流程

2022-02-08

是否可以在不雇傭(yong) 新員工或不進行大量IT投資的情況下優(you) 化組織的支出？有沒有方法可以簡化複雜的采購流程，比如供應商準入以及合同審查？我們(men) 能否消除昂貴的發票處理錯誤和手動數據輸入錯誤？答案是肯定的，采購自動化就是關(guan) 鍵。

采購管理軟件

什麽是采購自動化？

采購自動化基於“在正確的時間以正確的價格從正確的供應商處購買正確產品”的基本采購理念。

采購自動化是將你的采購流程自動化，最大限度地提高效率和減少所花的時間。它將員工從重複性和時間密集型的任務中解放出來，從而加快了采購流程。采購自動化軟件能讓你專注於業務關鍵活動，如決策和戰略製定。它在降低成本的同時改變了采購到付款的流程。

為什麽要自動化采購流程？

以下是采購自動化帶來的一些好處：
○提高生產力
○消除手動錯誤
○提供支出的可見性
○充當中央存儲庫
○改善內部和外部團隊之間的協作
○消除審批瓶頸

企業應該自動化的五大采購流程

1.采購申請

大多數時候，采購申請會陷入僵局，需要花費大量的時間來通過複雜的層次結構。采購流程自動化不僅可以縮短審批周期，還可以消除流程中的冗餘步驟，使采購人員在更短的時間內做更多的事。

2. 采購訂單

在最近一項調查中，近43%的組織承認，盡管他們有一個正式的采購訂單係統，但在采購訂單實踐中存在直接的不足。采購過程自動化允許組織將整個采購訂單周期自動化，從而提高生產率和流程效率，同時節省成本。

3.發票管理

手動發票管理有一個問題。很多時候，采購團隊不得不處理錯誤的或管理不善的采購訂單、丟失的貨物收據、提交延遲、不受控製的（異常）支出、棘手的電子表格以及支出文化透明度不足等問題。

實際上，手動發票管理通常意味著延遲付款和合規問題。

通過數字化，發票管理變得更加順暢，從標準低價值發票的免觸摸自動審批到與財務和會計工具集成的擴展功能。

例如，qmchashi SRM可以通過自動化三方匹配和簡化審批流程來加快發票審批。你可以通過單擊將單個發票與預定義的業務規則以及可用的采購訂單和貨物收據進行比較。

4. 供應商管理

如果沒有清晰的信息披露線和流程透明度，組織最終會在他們的供應商關係中製造壓力。通過自動化，采購團隊可以簡化供應商選擇，並挑選最佳的可用供應商。通過自動化供應商管理過程，組織可以快速識別和解決不滿，與供應商形成更好的關係。

5. 合同審批

在手動合同管理中，所有的合同隻是被轉儲到同一個文件櫃或本地驅動器。由於它是無組織和無結構的，尋找合同甚至對它們進行監控都非常具有挑戰性。采購自動化將所有合同有序地放在一個中央存儲庫中，隻需單擊即可訪問該存儲庫。此外，它還確保所有合同保持一致性和準確性。

qmchashi SRM是一款幫助你實現端到端采購流程自動化的采購管理軟件。其優勢如下：
-以最佳流程效率和降低成本運行和執行采購流程
-簡化采購到付款周期並降低采購風險
-在集中位置跟蹤和存儲所有采購交易和合同
-研究組織的支出習慣以更好地分配預算

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