如何避免資源管理陷阱

知識工作時代的後工業(ye) 項目管理需要應對知識工作項目，這些項目將主題專(zhuan) 家聚集在一起，就新的和獨特的產(chan) 品和服務進行協作。這可能涉及科學家、教師、醫生、律師、軟件開發人員或與(yu) 企業(ye) 合作構建新事物的網頁設計師。這些團體(ti) 中的每一個(ge) 都具備專(zhuan) 業(ye) 知識，通常沒有一個(ge) 人知道完成項目所需的一切。正在創建的內(nei) 容是新的或與(yu) 之前項目中創建的內(nei) 容有很大不同。

航空航天和國防、生物技術、高科技製造、軟件和專(zhuan) 業(ye) 服務等不同行業(ye) 的項目往往需要大量的知識工作者。隨著世界走向數字化，幾乎所有行業(ye) 的知識工作項目的數量都在增加。但是許多經理今天仍然使用工業(ye) 時代設計的舊項目管理工具，忽略管理知識型員工與(yu) 管理作為(wei) 項目資源的機械和材料有很大的不同的事實。每個(ge) 資源在知識工作中都是不同的。經理確實需要了解項目中每個(ge) 資源的分配和使用情況。

手動獲取資源數據的複雜程度

知識工作有時不可預測，但你必須知道知識工作者在這些活動上實際付出的努力，以便合理地延長時間和增加工作量。但大多數經理手頭上沒有合適的工具。以下圖為(wei) 例，如果項目 1 的活動 1 延遲，你手頭上的工具可以告訴你所有受影響資源的開始時間和結束時間發生什麽(me) 變化嗎？

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如果不能，你能手動算出來嗎？在你嚐試手動計算之後，你會意識到這很重要，如果它多次發生，就有點不切實際。以下是答案：

當項目 1 的活動 1 延遲時，資源 1 的完成時間以及項目 1 的活動 2 和資源 2 的開始和結束時間都會受到影響。
當項目 1 的活動 2 延遲時，資源 2 的完成時間以及項目 1 的活動 3、項目 3 的活動 3、資源 3、資源 4、資源 10 和資源 12 的開始和結束時間將受到影響。

資源分配和使用比項目活動更具有精細的粒度。資源分配和使用不僅(jin) 受到使用相同資源的活動的影響，而且還受到資源的離開和非項目參與(yu) 的影響。因為(wei) 它們(men) 很難跟蹤，所以大多數項目管理工具都不進行跟蹤。

精力需要管理

一般來說，知識工作不如工業(ye) 工作那麽(me) 顯眼，經理必須知道知識工作者如何花費他們(men) 的時間。即使對於(yu) 如下顯而易見的活動，資源的分配和使用還是應該妥善管理。如果無法使用正確的資源數據，他們(men) 怎麽(me) 知道活動是按時完成，逾期 1 天還是逾期 N 天？

qmchashi PPM 可以幫助您避免項目陷阱。

必須避免危險的陷阱

qmchashi PPM 項目組合管理係統可以為(wei) 你提供及時、準確的資源數據，避免以下陷阱：

規劃嚴格死板——你是否在項目一開始就鎖定了資源和進度表，一旦分配完成，就幾乎不可能改變？當今的業務需求需要更快、更具適應性的資源管理，從而跟上不斷變化的加拿大pc网页版官网需求和需要更出色團隊的狹窄利潤。由於無法快速準確地做出反應，舊的資源管理流程比以往效率更低，但你可以利用 qmchashi PPM 獲取實時（始終最新的）數據，獲得某種程度的靈活性。
項目活動無關聯——項目由許多不同的活動組成，每個活動都有完成必要工作的資源。雖然並非每項活動都依賴另一個團隊成員來完成工作，但成功的項目依賴有凝聚力的團隊。但是，資源經理可能會將他們分配給員工的活動視為獨立活動。結果可能是工作混亂，當個別任務未完成或逾期時，混亂會造成瓶頸和不必要的複雜化。qmchashi PPM 允許你在活動和分配給項目的不同資源之間創建高效的流程。結果是為項目製定一個更好的計劃，讓每個團隊成員將他們相互依賴的工作傳遞給彼此，直到他們像接力棒比賽一樣到達終點。
管理不考慮利用率——資源經理過去隻是簡單地用盡可能多的活動填滿團隊成員的日程表，從而推進項目。但這種“一刀切”的資源分配方法缺乏洞察力，無法充分利用每個資源的技能，又不會讓他們到精疲力竭的地步。借助數據驅動的洞察力，你可以了解當前的利用率，預測未來的項目需求，並有效改變資源分配，既充分利用你的團隊成員，又不會耗盡他們的精力。
手動成本核算——成本核算過程是每個項目的關鍵部分。然而，許多公司仍然依賴過時的、手動的甚至紙質的成本核算流程，這會占用不必要的時間和精力。當這些流程在整個組織中被廣泛使用，無論是從承包商那裏接收發票還是向加拿大pc网页版官网提供發票，它們在工作周中占用的時間很快會增加。qmchashi PPM 將時間和費用條目與自動成本核算或發票生成直接集成在一起，使得大量的時間和精力可以重新分配到其他高價值的工作中。