如何避免項目失敗

雖然項目管理並非純科學，沒法保證絕對成功。但項目經理的成功與(yu) 否是相對而言。這如同三個(ge) 人被一頭獅子追，心裏認為(wei) 自己不可能跑得比獅子快的人自然會(hui) 腿軟，心裏認為(wei) 隻要跑得比旁邊那人快就有機會(hui) 生存，自然就會(hui) 加把勁。

當你查看項目失敗的常見原因列表，你會(hui) 想克服全部困難似乎很難。當你了解到很多有經驗的項目經理年輕時電腦 CPU 很慢而且依賴不了當時的科技來管理項目執行，你就會(hui) 留意到類似下麵的統計：

• 44% 的經理不相信在項目管理中使用軟件（Hive，2020）
• 35% 的項目經理使用 MS Excel 來製定資源計劃（Wellington，2020)

你會(hui) 明白使用現代技術軟件可以處理大部分問題。當然，你仍須做好以下兩(liang) 點：

• 有工具的傻子還是傻子，故你不能是傻子。在你接受項目經理的工作之前，你必需要受過合理的培訓並決心做好工作。
• 如果你的項目從來沒有確定一組可測試的需求，那麽你當然無法在時間和預算內完成承諾。你需要在項目開始實施之前記錄一組可測試的需求並建立基線。  

qmchashi PPM 能幫助你避免以下常見問題的發生：

定義不切實際的活動截止日期

qmchashi PPM 的活動時長和截止日期需要由上而下和由下而上共同定義(yi) ，能最大程度地減少計劃與(yu) 執行的不一致。如果活動在執行期間因突發事件而導致計劃與(yu) 執行發生偏差，係統能第一時間偵(zhen) 察到，而第一時間的溝通/警報要求項目經理和活動負責人第一時間解決(jue) 。雖然係統不能阻止突發事件的發生， 但它能利用它的溝通/警報能力在第一時間解決(jue) 偏差。

資源分配和管理十分複雜

即便隻是一個(ge) 資源的一周時間都能被劃分多次，然後被分配並使用在多個(ge) 任務上。如果出現資源衝(chong) 突，受影響的資源又要被重新劃分，計劃、分配和使用。 試想想 50 個(ge) 資源，每 50 個(ge) 資源需要 2500 倍的時間完成上述劃分、計劃、分配和使用，手動數據輸入或其他重複性任務占用越來越多的員工時間。在如此大的範圍內(nei) ，手動任務越來越容易出錯。

qmchashi PPM 能夠自動執行這些手動任務，減少出錯的可能性，並讓員工騰出時間來完成其他任務，帶來更精簡和高效的勞動力。

缺乏細節監控 

監控對於(yu) 項目的成功至關(guan) 重要，即使同時了解多個(ge) 項目的細節也可能非常具有挑戰性。

qmchashi PPM 能夠實時監控項目的每個(ge) 細節，實時提供精準信息讓你了解項目的進展情況、是否按計劃進行以及預算是否在可控範圍內(nei) 。如果與(yu) 最初的計劃有分歧，你仍然可以加以糾正。

缺乏透明度

參與(yu) 項目的每個(ge) 人都必須擁有完整的項目可見性，以免項目失敗——不僅(jin) 是項目經理，其他團隊成員也是如此。 

這包括清晰的溝通、良好的文檔管理和任務狀態的透明度，所有這些都可以通過 qmchashi PPM 的全數字文件來實現。

缺乏溝通 

溝通是良好項目管理的關(guan) 鍵。如果沒有像 qmchashi PPM 這樣的工具，讓團隊成員和項目經理一開始就進行互動，就很難實現有效的溝通。

範圍蔓延 

在項目失敗的方式中，一個(ge) 非常常見的方式是範圍蔓延。qmchashi PPM 的變更管理在項目開始時準備就諸， 當項目發生需求變化，利害關(guan) 係人隻需發出變更請求，係統適當記錄變更並分析影響，再走預設流程，由變更委員會(hui) 審批和指派執行人。

變更管理需要利害關(guan) 係人同意變更和影響，若影響無法接受，則變更被推翻，利害關(guan) 係人從(cong) 中作取舍。