計劃與(yu) 執行

唯一可以將項目計劃和執行分開的時候是你需要確定項目目標的時候。否則，項目計劃和執行應始終關(guan) 聯。項目執行將加強項目計劃，而項目計劃和重新計劃將使項目執行更有組織和更有效。最壞的情況是一個(ge) 人製定了一個(ge) 項目計劃，然後把它交給另一個(ge) 人執行。一個(ge) 人提出需求並將需求交給另一個(ge) 人來計劃和執行，這樣至少項目計劃和執行不是為(wei) 分離而設計的。

對於(yu) 項目計劃和執行軟件，功能豐(feng) 富是加分項，但最重要的是軟件可以呈現項目計劃和執行的關(guan) 聯視圖。項目計劃和執行的關(guan) 聯視圖是因果關(guan) 係的實時視圖。即使是一個(ge) 10 人、為(wei) 期 10 周的項目，它可以有數十個(ge) 活動和依賴以及數百個(ge) 資源分配和使用。對於(yu) 人腦來說，這些信息太複雜，無法實時處理和查看項目計劃和執行之間的因果關(guan) 係。許多項目經理沒有意識到這種複雜程度，因為(wei) 他們(men) 很少能找到合適的實時工具來幫助他們(men) 分配和使用資源，而且他們(men) 無法使用電子表格或類似電子表格的項目管理工具來真正做到這一點。

使用 qmchashi PPM 項目組合管理係統，項目計劃可以在變更後進行審批和重新審批。審批流程和重新審批的流程將自動創建一個(ge) 不可刪除的項目計劃基線，該基線可以作為(wei) 你的最新承諾和故事，並通過電子郵件發送給幹係人。但隨著項目的執行，你在計算機中的真實故事會(hui) 繼續發生變化。一些項目經理在看到真實故事與(yu) 基線故事（承諾）不同時會(hui) 感到不舒服。我們(men) 都嘲笑鴕鳥把頭埋在沙子裏，我們(men) 都不想這樣做，對嗎？準確了解自己所處的位置是你采取行動以兌(dui) 現承諾的最佳方式。如果你的目標是可以實現的，並且你是一位稱職的項目經理，那麽(me) 你無法兌(dui) 現承諾的唯一合乎邏輯的原因就是你太晚知道真實故事。

項目計劃

qmchashi PPM 項目組合管理係統為(wei) 你提供以下項目計劃工作流程：

創建活動

首先創建一個(ge) 工作分解結構 (WBS)，將整個(ge) 項目分解成更小的、可操作的活動和子活動。例如，產(chan) 品營銷活動可以分解為(wei) 買(mai) 家角色研究、選擇促銷渠道、創建營銷材料和上線。然後，經理定義(yi) 每項活動的工作，例如買(mai) 家角色研究，並提供詳細信息，例如如何收集人口統計數據、何時進行調查以及在哪裏整理數據。這可以簡化項目的流程。

設置時間線

為(wei) 每項活動設置開始日期和結束日期。無論活動大小，都必須為(wei) 每項活動設置符合實際的截止日期。假設你是一名 IT 經理，負責多項服務活動。你必須在項目管理工具中設置每個(ge) 活動的開始日期和結束日期，以便向用戶傳(chuan) 達他們(men) 的問題何時得到解決(jue) 。

文檔依賴

一些活動和子活動會(hui) 繼續依賴其他活動。例如，在網頁設計項目中，撰稿人無法在沒有線框的情況下創建副本。同樣，設計師需要品牌經理的指導來創建這些線框。 qmchashi PPM 項目組合管理係統可以幫你跟蹤這些變更，並在鏈條中的一項活動延遲時自動安排依賴。

創建裏程碑 

裏程碑是多項活動和子活動的終點，標誌著項目的重要成就。一個(ge) 裏程碑必須有至少一個(ge) 可交付成果，該可交付成果經由一個(ge) 或多個(ge) 幹係人檢查。假設你的銷售團隊必須在本季度產(chan) 生 720,000 元。你可以將此目標分為(wei) 3 個(ge) 裏程碑，每個(ge) 裏程碑 24,000 元，每當銷售團隊達到一個(ge) 裏程碑時，你就知道自己離最終目標越來越近了。

指定負責人

在你確定了活動、依賴和裏程碑之後，你需要為(wei) 每個(ge) 活動或子活動分配負責人以執行項目。你可以邀請所選 的團隊成員來參加項目，進而指定負責人, 並給他們(men) 一個(ge) 簡短的介紹，解釋他們(men) 的角色，並在 qmchashi PPM 項目組合管理係統中記錄負責人的指定信息。然後，你可以與(yu) 頂級活動負責人合作，將頂級活動進一步分解為(wei) 子活動，並重複相同的流程來指定子活動的負責人，或者這可以通過自下而上的方式完成，讓每個(ge) 頂級活動負責人進行自己的工作分解，並為(wei) 每個(ge) 子活動指定一個(ge) 負責人。

分配資源

qmchashi PPM 項目組合管理係統允許你和活動負責人根據技能、位置和可用性查找資源，並在沒有衝(chong) 突的情況下進行分配。如果存在資源衝(chong) 突，qmchashi PPM 項目組合管理係統將幫你解決(jue) 。

項目執行

qmchashi PPM 項目組合管理係統為(wei) 你提供以下項目執行工作流程：

跟蹤進度

跟蹤項目中活動的進度至關(guan) 重要。它決(jue) 定項目是否會(hui) 在截止日期前完成。如果你是服務中心的運營經理，執行日常活動對你的業(ye) 務至關(guan) 重要，你必須確保你的團隊按時登錄、完成服務請求並按時更新服務請求的數量。不檢查這些事情將導致災難性後果。同樣，每個(ge) 項目都會(hui) 有日常活動，檢查這些日常活動以便及時執行至關(guan) 重要。

每周報告

每周報告，尤其是通過實時儀(yi) 表板，讓你全麵了解每個(ge) 活動和整個(ge) 項目的進度。每周報告還讓管理層和加拿大pc网页版官网了解項目的最新進展。這有助於(yu) 避免意外的發生。

識別瓶頸

很多時候，你會(hui) 發現你的同事被困在某項特定活動中。也許他們(men) 需要有關(guan) 如何執行活動的必要信息或指導。與(yu) 麵對麵或通過電子郵件相比，在活動中進行對話更加有效。因為(wei) 溝通總是在活動的背景下進行。這也可以防止誤傳(chuan) 。

定期溝通

有效項目溝通的先決(jue) 條件是單一事實來源 (SSOT)，它是最新範圍、時間、成本質量、資源、溝通和風險數據的實時聚合，這些數據可以相互影響，從(cong) 最低級別的活動到最高級別的活動，再到項目。一旦你設置了 qmchashi PPM 項目組合管理係統並獲得了能夠洞察實時問題的 SSOT，你就可以與(yu) 你的團隊定期舉(ju) 行遠程或麵對麵會(hui) 議，討論成就、問題和解決(jue) 方案。你還可以借此機會(hui) 提高團隊的士氣並保持他們(men) 的積極性。

實時交談

如果你的團隊遇到問題，他們(men) 應該能夠通過實時對話和協作立即解決(jue) 問題。例如，如果團隊成員麵臨(lin) 挑戰，他可以立即在活動內(nei) 標出能夠尋求幫助的同事。qmchashi PPM 項目組合管理係統同時提供即時通訊機製（如即時通訊）和異步通訊機製（活動評論，係統會(hui) 自動將其轉換為(wei) 電子郵件發送給活動的幹係人）。

與外部幹係人互動

外部幹係人，例如你的加拿大pc网页版官网和合作夥(huo) 伴，需要定期了解項目的進展情況。以下是你可以使用 qmchashi PPM 執行的操作：

為(wei) 他們(men) 提供外部用戶登錄以訪問項目數據——假設你正在管理一個(ge) 軟件產(chan) 品開發項目。你可以在 qmchashi PPM 項目組合管理係統中邀請你的加拿大pc网页版官网和合作夥(huo) 伴，並授予他們(men) 對功能和信息的適當訪問權限。例如，如果你的幹係人擔心產(chan) 品開發進度，說明迄今為(wei) 止實現的產(chan) 品目標和剩餘(yu) 工作量的產(chan) 品燃盡圖將會(hui) 讓幹係人放心，該項目正在按計劃進行。

有效管理變更

範圍蔓延是每個(ge) 項目的一部分。這是無法避免的。你的幹係人必然會(hui) 提出額外的請求，這些請求肯定會(hui) 影響你的預定活動。你可以使用 qmchashi PPM 項目組合管理係統記錄變更請求，並了解這些變更和變更影響。這樣做你就能知道在項目生命周期中適合新請求的位置，或者你必須說“不”。變更管理並不神奇，反而為(wei) 你提供影響力和現實的時間線信息，以便你和你的幹係人一起做出適當的權衡。