暗采購

暗采購在組織中盛行的原因有很多，包括去中心化、缺乏可見性和依賴手動係統。相當多的采購專(zhuan) 業(ye) 人士——超過一半的行業(ye) 調查受訪者——自行為(wei) 他們(men) 的組織采購用品，要麽(me) 通過批準的供應商，要麽(me) 通過采購然後提交費用報告。這種“非采購訂單的做法”隻是暗采購能在商業(ye) 環境中蓬勃發展的原因之一。

當費用發生在公司既定的采購實踐之外時，就會(hui) 發生暗采購。它們(men) 的發生通常涉及未經批準的供應商，並可能導致多餘(yu) 或不必要的采購。暗采購最常發生在間接支出類別中，因為(wei) 這通常是在企業(ye) 的職能或業(ye) 務單位級別處理，而不是在企業(ye) 采購級別。暗采購的特點總結如下：

• 無法追蹤公司開支
• 采購活動不完全透明
• 缺乏明確的采購方向和戰略
• 員工在沒有任何合同協議的情況下分發采購
• 不同部門從一個供應商處采購相同的物品

采購係統的弱點

暗采購發生的常見原因有：

沒有明確標準的采購活動的發生

去中心化過程缺乏涵蓋組織所有類型支出的係統，這會(hui) 導致通過多個(ge) 供應商采購相同或相似的商品。因此，你無法獲得應得的好處，例如大額采購的折扣。這種情況迫使你為(wei) 采購的商品支付更多費用。 

在與(yu) 供應商談判價(jia) 格時，采購物品的數量決(jue) 定了買(mai) 方對銷售價(jia) 格的影響。這可能會(hui) 發生，因為(wei) 供應商將會(hui) 更有興(xing) 趣與(yu) 你合作。  

處理間接支出將導致不負責任的支出或未經授權從(cong) 供應商處采購。因此，沒有關(guan) 於(yu) 公司人員將錢花在哪裏的明確信息。  

依賴手動係統  

如果你仍在使用手動和紙質流程，那麽(me) 你就無法了解所花費的資金以及可用的營運資金。自動化整個(ge) 支出流程（包括間接支出）不僅(jin) 可以讓你專(zhuan) 注於(yu) 核心能力並減少管理支出流程所需的小時數，而且還可以防止員工操縱流程的要素。操縱采購流程的任何部分都會(hui) 增加你的財務風險。

如果沒有涵蓋組織內(nei) 所有類型支出的係統，你最終會(hui) 出現零散的采購，即從(cong) 多個(ge) 供應商處采購相同或相似的商品。當你的支出分散時，你會(hui) 失去一些競爭(zheng) 優(you) 勢，因為(wei) 你無法利用諸如批量折扣之類的優(you) 勢。結果，你為(wei) 采購的東(dong) 西支付更多的費用。如果你正與(yu) 供應商談判價(jia) 格，你計劃支出的金額越大，你對定價(jia) 的控製權就越大。從(cong) 本質上講，你成為(wei) 對供應商更具吸引力的業(ye) 務夥(huo) 伴。

如何擺脫暗采購

qmchashi SRM 可以自動化你的整個(ge) 費用流程，讓你專(zhuan) 注於(yu) 業(ye) 務而不是低級細節。它有助於(yu) 減少管理費用流程所需的時間，還能防止員工在交易過程中進行操縱，因為(wei) 這種行為(wei) 會(hui) 增加你的財務風險。  

使用 qmchashi SRM ，你可以確保所有采購都是通過公司批準的供應商進行的。間接支出往往發生率低，因此可能會(hui) 被忽視。這主要是因為(wei) 它們(men) 出現在許多部門中。使用 qmchashi SRM 支付所有公司費用不僅(jin) 可以消除暗采購，還可以增加利潤。采購自動化旨在簡化需求和采購流程，提高交易活動的可見性和透明度，並改善控製和安全性。

qmchashi SRM 允許集中控製，並提供通過統一係統將供應商與(yu) 部門之間的采購活動聯係起來的機會(hui) ，允許對商品進行更全麵的控製和優(you) 化。通過 qmchashi SRM，采購部門可以在進行交易之前協調各個(ge) 部門的需求，從(cong) 而獲得更好的價(jia) 格。