幫助員工減少時間浪費

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我們(men) 的工作流程建立在我們(men) 很少質疑的一係列習(xi) 慣和流程之上。從(cong) 表麵上看，它們(men) 似乎很有成效，但這些重複的行為(wei) 會(hui) 嚴(yan) 重限製我們(men) 每天創造價(jia) 值的能力。我們(men) 首先應該了解員工可能無意中浪費工作時間的主要方式，然後利用 qmchashi工時表來減少時間浪費。

1. 電子郵件打亂(luan) 我們(men) 一天的計劃

這是一個(ge) 經典的故事：你正為(wei) 一個(ge) 重要的項目忙碌，收到一封電子郵件的通知一閃而過，你放下正在做的事連忙回複。雖然我們(men) 大多數人都對此感到內(nei) 疚，但我們(men) 應該記住，電子郵件隻是一種交流方式，不應該完全改寫(xie) 我們(men) 的一天。一旦成為(wei) 收件箱的奴隸，我們(men) 就會(hui) 優(you) 先考慮新的、瑣碎的任務，而不是真正推動我們(men) 前進的關(guan) 鍵任務。我們(men) 不斷往待辦事項列表添加新任務，當我們(men) 中斷任務以查看電子郵件時，我們(men) 的注意力會(hui) 被打亂(luan) 。我們(men) 需要做的是，專(zhuan) 門安排時間查看收件箱和回複電子郵件，並堅持下去。

2.  小任務前置影響重要事項的完成

當你的待辦事項列表與(yu) 你的手臂一樣長時，你很自然會(hui) 希望盡快完成任務——這就是為(wei) 什麽(me) 我們(men) 中很多人都從(cong) 不重要的小任務開始。不過，通過待辦事項列表取得進展的願望可能會(hui) 以真正重要的事為(wei) 代價(jia) 。你完成的任務數量可以讓你獲得一種進步感，但除非這些任務為(wei) 你更廣泛的工作帶來實際價(jia) 值，否則它們(men) 可能沒有那麽(me) 有用。優(you) 先考慮最重要的事，然後先完成。

3.  成為(wei) 被動的會(hui) 議參與(yu) 者

在大多數情況下，許多會(hui) 議都非常低效。研究表明，高管平均每周花費在會(hui) 議上的時候長達 23 個(ge) 小時，其中有 8 個(ge) 小時是無效率的。大約 90% 的人在會(hui) 議上做白日夢，73% 的人利用這段時間完成其他工作。想想你有多少次會(hui) 議隻是默默坐著，沒有給談話帶來任何東(dong) 西，也沒有給辯論做貢獻。如果是這樣，你應該在那裏嗎？考慮哪些會(hui) 議對你來說才是重要的，並做出選擇。記住，會(hui) 議很昂貴。在安排會(hui) 議之前，務必詢問是否有其他更有效的渠道。

4.  會(hui) 議之間存在時間間隔

會(hui) 議浪費時間的另一種方式是減少你在會(hui) 議之外進行真正的、富有成效的工作的時間。在會(hui) 議之間的 30 分鍾間隔內(nei) 無法深入地、高質量地完成工作——當你找到自己的流程並陷入困境時，是時候進行下一個(ge) 會(hui) 議了。始終嚐試安排背靠背的會(hui) 議，以使工作周更加專(zhuan) 注！

5.  重複的工作占用時間

對於(yu) 我們(men) 大多數人來說，即使我們(men) 開始一項全新的任務，我們(men) 也會(hui) 重複某些程序或方法。無論是在電子郵件中寫(xie) 出相同的句子、從(cong) 頭開始設計新的信息圖，還是尋找特定的 Web 工具頁麵都是浪費時間。盡可能節省時間和精力並使用模板和快捷方式。

6.  選擇手動而不是自動化

自動化可以讓你擺脫你討厭的低價(jia) 值、無聊的工作，無論是填寫(xie) 費用、跟蹤你的時間、做會(hui) 議記錄、組織你的收件箱還是在不同的工作工具或電子表格之間手動移動數據。可以自動化的事情隻會(hui) 越來越多，因此值得進行一些研究以了解可以外包哪些非生產(chan) 性任務。這是最簡單的方法，可以讓你騰出更多時間和精力來從(cong) 事技能性工作。

7.   相信忙碌等同於(yu) 生產(chan) 力 

許多人將忙碌等同於(yu) 生產(chan) 力，但實際上，忙碌可能是對時間的重大浪費。當我們(men) 太忙時，我們(men) 的注意力就會(hui) 變得分散；我們(men) 從(cong) 一個(ge) 任務跳到另一個(ge) 任務，我們(men) 拒絕休息。我們(men) 試圖讓自己放心，我們(men) 做得很好。確切地說，這不是我們(men) 的錯——許多工作場所文化創造了一種環境，在這種環境中，立即可用是參與(yu) 度的標誌，而會(hui) 議出席率是地位的信號。但要真正富有成效，我們(men) 需要時間讓我們(men) 的思緒四處遊蕩，休息一下，並對那些讓我們(men) 明顯忙碌而沒有創造任何實質性價(jia) 值的膚淺工作說“不”。

qmchashi 工時表支持員工按工作類別、任務等記錄工時，在填寫(xie) 過程中讓員工反思時間利用情況，從(cong) 而識別浪費時間的任務。管理人員可以根據員工提交的工時表，了解員工是否工作量過多或者過少，從(cong) 而調整工作安排。如果發現員工時間安排不合理，如小任務前置、參與(yu) 會(hui) 議過多，還可以督促員工對時間安排進行調整。數據的自動化分析更是為(wei) 管理人員騰出時間完成其他重要的任務。